Du kigger på balancen i dit regnskabsprogram og opdager en konto med navnet mellemregning med ejer ApS. Som ejerleder er det helt afgørende, at du forstår præcis, hvad denne konto dækker over, da fejl kan udløse store skattesmæk. Et anpartsselskab er en selvstændig juridisk enhed, hvilket betyder, at dine private penge og selskabets penge er strengt adskilt.
Mange nye virksomhedsejere forveksler reglerne for et ApS med reglerne for en enkeltmandsvirksomhed. I en enkeltmandsvirksomhed under virksomhedsordningen kan du flytte penge relativt frit mellem din private konto og erhvervskontoen. I et ApS forholder det sig helt anderledes. Her skal enhver overførsel mellem dig og selskabet dokumenteres, og pengene kan kun trækkes ud som formel løn eller udbytte. Hvis du blander økonomien sammen, ender transaktionerne på din mellemregningskonto.
Forskellen på at selskabet skylder dig penge og omvendt
En mellemregningskonto fungerer som en vægtskål mellem din private privatøkonomi og selskabets økonomi. Vægtskålen kan tippe til to sider, og de to scenarier har vidt forskellige juridiske konsekvenser.
Når selskabet skylder dig penge, står saldoen i plus for dig. Dette sker typisk, når du har betalt for en firmamiddag, en computer eller kontorartikler med dit private betalingskort. Du har dermed lagt penge ud for selskabet. Dette er helt lovligt, og selskabet kan til enhver tid overføre det skyldige beløb tilbage til din private bankkonto uden skattemæssige konsekvenser for dig.
Når du derimod skylder selskabet penge, står saldoen i minus for dig. Dette sker, hvis du ved en fejl bruger firmakortet nede i supermarkedet, eller hvis du overfører penge fra erhvervskontoen til dig selv uden at køre det som en officiel lønudbetaling. Dette scenarie er strengt ulovligt ifølge selskabsloven. Et selskab må under ingen omstændigheder fungere som en bank for sin ejer.
Hvis du har brug for hjælp til at rydde op i gamle posteringer, kan du med fordel søge hjælp i vores virksomhedskatalog, hvor du kan finde dygtige bogholdere og revisorer.
Når selskabet skylder dig penge for private udlæg
Det er meget almindeligt, at en ejerleder lægger penge ud for sit ApS. Især i opstartsfasen, hvor selskabet måske endnu ikke har fået et tilknyttet firmakort, bliver mange udgifter betalt privat. Hver gang du foretager et sådant køb, skal du gemme kvitteringen og bogføre beløbet på din mellemregning med ejer ApS.
Når du har et tilgodehavende i selskabet, fungerer du reelt som en kreditor. Skattestyrelsen stiller krav om, at transaktioner mellem et selskab og dets hovedaktionær skal foregå på markedsvilkår. Det betyder, at hvis selskabet skylder dig et større beløb over en længere periode, skal der beregnes renter. Du skal fastsætte en rente, der svarer til det, selskabet skulle have betalt for at låne pengene i en almindelig bank.
Disse renter skal tilskrives løbende, typisk månedligt, og der skal beregnes renters rente. Renteindtægten er skattepligtig for dig privat som kapitalindkomst, mens selskabet får fradrag for renteudgiften. For at undgå dette administrative besvær vælger mange ejerledere at udbetale udlæggene til sig selv løbende, så saldoen holdes tæt på nul.
Den farlige fælde med ulovlige aktionærlån
Hvis du trækker penge ud af dit ApS uden at indberette det som løn eller udbytte, opstår der et ulovligt aktionærlån. Erhvervsstyrelsen og Skattestyrelsen slår hårdt ned på denne praksis. Reglerne er designet til at forhindre, at virksomhedsejere tømmer selskaber for kontanter og efterlader regningen hos kreditorerne.
Konsekvenserne ved et ulovligt aktionærlån er reguleret i Ligningslovens paragraf 16 E. Reglen fastslår, at ethvert lån fra selskabet til ejeren beskattes øjeblikkeligt. Skattestyrelsen vil betragte det hævede beløb som enten løn eller udbytte, og du vil blive beskattet personligt af beløbet.
Højesteret har afsagt en principiel dom, der gør denne fælde ekstra farlig. Dommen fastslår, at beskatningen indtræder i det sekund, pengene hæves. Selv hvis du opdager fejlen dagen efter og betaler pengene tilbage til selskabet, fastholdes beskatningen. Du skal altså betale skat af pengene, men du har dem ikke længere, fordi du har betalt dem tilbage. Dette fænomen kaldes dobbeltbeskatning og kan ruinere en ejerleders privatøkonomi.
Det er vigtigt at bemærke, at vi her taler om ulovlige hævninger. Kapitalejerlån er et særskilt juridisk begreb. Siden 2017 har det været muligt at optage lovlige kapitalejerlån, men dette kræver, at lånet kan rummes inden for selskabets frie reserver, at det forrentes på markedsvilkår, og at det godkendes på en generalforsamling. Lovlige kapitalejerlån er komplekse, og vi anbefaler altid, at du rådfører dig med en professionel, før du overvejer denne løsning.
Konkrete posteringseksempler til din bogføring
For at gøre reglerne håndgribelige får du her to konkrete eksempler på, hvordan du håndterer din mellemregning med ejer ApS i praksis. Eksemplerne tager udgangspunkt i de gængse principper, som anvendes i systemer som Dinero og Billy.
Eksempel 1: Du køber kontorartikler med dit private kort
Du køber printerpapir og kuglepenne for 500 kroner inklusive moms i en butik. Du betaler med dit private Visa Dankort. Selskabet skylder dig nu 500 kroner.
Du opretter et køb i dit regnskabsprogram. Du vælger udgiftskontoen for kontorartikler og angiver beløbet. Som betalingskonto vælger du ikke selskabets bankkonto, men derimod kontoen for mellemregning. Bogføringen ser således ud. Udgiftskontoen debiteres med 400 kroner. Momskontoen debiteres med 100 kroner. Mellemregningskontoen krediteres med 500 kroner. Saldoen på din mellemregning stiger dermed i selskabets favør.
Eksempel 2: Selskabet udbetaler dit udlæg
En uge senere beslutter du dig for at få dine penge tilbage. Du logger ind i selskabets netbank og overfører 500 kroner til din private bankkonto. Nu skal denne bevægelse bogføres, så regnskabet stemmer overens med banken.
Du opretter en ny postering i kassekladden. Du vælger selskabets bankkonto og krediterer den med 500 kroner, da pengene forlader selskabet. Samtidig debiterer du mellemregningskontoen med 500 kroner. Saldoen på mellemregningen falder nu tilbage til nul, og selskabet skylder dig ikke længere penge.
Hvis du er i tvivl om, hvordan du sætter din kontoplan korrekt op, kan du se et eksempel på en professionel regnskabspartner via vores profil for Radius Regnskab.
Nulstilling af kontoen ved regnskabsårets afslutning
Når regnskabsåret rinder ud, skal du tage stilling til saldoen på din mellemregning. Mange bogføringsprogrammer anbefaler, at kontoen nulstilles ved årets afslutning for at holde den nye startbalance ren og overskuelig.
Hvis selskabet skylder dig penge, har du to overordnede muligheder. Den første mulighed er at udbetale hele restbeløbet til din private konto inden årets udgang. Dette er den reneste løsning, da du fjerner gælden fra selskabets balance. Den anden mulighed er at lade beløbet stå. Hvis du lader beløbet stå, skal det fremgå af selskabets årsrapport som kortfristet gæld til virksomhedsdeltagere og ledelse.
Nogle ejerledere vælger at konvertere et stort tilgodehavende til et formelt gældsbrev eller at indskyde beløbet som ny selskabskapital, hvis selskabet har brug for likviditeten. Uanset hvilken model du vælger, kræver det præcis dokumentation.
Sådan undgår du rod i din mellemregning
Den bedste måde at håndtere en mellemregning på er at bruge den så lidt som overhovedet muligt. Hver gang du blander privat og erhverv, øger du risikoen for fejl og bruger unødig tid på bogføring.
Først og fremmest bør du anskaffe et dedikeret firmakort til selskabet. Hvis du mangler en god erhvervskonto, kan du bruge vores oversigt til at finde en bank, der forstår iværksætteres behov. Når alle selskabets udgifter trækkes direkte fra erhvervskontoen, slipper du for at registrere private udlæg.
Dernæst bør du indføre en fast rutine, hvor du afstemmer din mellemregning mindst en gang i kvartalet. Gennemgå alle posteringer og tjek, at der ikke ved en fejl er bogført private udgifter på selskabets regning. Hvis du opdager en fejl, hvor du har trukket penge ulovligt, skal du straks kontakte din revisor for at få fejlen rettet og indberettet korrekt til Skattestyrelsen.
Det kræver grundlæggende viden at drive et selskab forsvarligt. Vi anbefaler, at du løbende opdaterer din viden. Du kan for eksempel deltage i et iværksætterbasis arrangement, hvor du kan lære mere om selskabsregler og bogføring, eller du kan melde dig ind i et erhvervsnetværk for at sparre med andre ejerledere om deres administrative rutiner.
Ofte stillede spørgsmål om mellemregninger
Må min mellemregning gå i minus?
Nej. Hvis saldoen går i minus set fra dit perspektiv, betyder det, at du skylder selskabet penge. Dette udgør et ulovligt aktionærlån, som er i strid med selskabsloven og udløser øjeblikkelig beskatning efter Ligningslovens paragraf 16 E.
Skal der beregnes renter af beløbet?
Ja, hvis selskabet skylder dig penge over en længere periode, kræver skattereglerne, at der beregnes renter på markedsvilkår. Renterne skal tilskrives løbende, og du skal betale skat af renteindtægten privat.
Hvordan retter jeg en fejl, hvis jeg har brugt firmakortet privat?
Hvis du ved en fejl har betalt en privat udgift med firmakortet, har du reelt optaget et ulovligt lån. Du skal tilbagebetale beløbet til selskabet med det samme og tillægge en lovpligtig strafrente. Derudover skal beløbet indberettes til Skattestyrelsen som løn eller udbytte, da beskatningen allerede er indtrådt. Kontakt altid en revisor i denne situation.
At holde styr på sin mellemregning med ejer ApS er en af de vigtigste administrative opgaver for en ejerleder. Ved at adskille din privatøkonomi fra selskabets drift, gemme alle kvitteringer for udlæg og undgå private hævninger, sikrer du et sundt regnskab og undgår unødige konflikter med skattemyndighederne.