Et manglende bilag for en hotelovernatning kan hurtigt udløse en ekstra skatteregning til ejeren af et ApS. Når du foretager et udlæg for selskab, betaler du en erhvervsudgift med dine private midler, og det kræver præcis dokumentation for at undgå skattesmæk.
Mange virksomhedsejere blander privatøkonomi og selskabsøkonomi sammen i en travl hverdag. Du står i byggemarkedet og har glemt firmakortet, eller du betaler et softwareabonnement med dit private Mastercard. Selvom det er normal praksis, stiller Skattestyrelsen strenge krav til, hvordan du refunderer pengene til dig selv. Gør du det forkert, risikerer du at overtræde selskabsloven og få en personlig skattebøde.
Forskellen på udlæg og private udgifter i et selskab
For at forstå reglerne skal du kende forskellen på selskabsformer. I en enkeltmandsvirksomhed er din privatøkonomi og virksomhedens økonomi juridisk set den samme. Her er et udlæg blot en postering, der viser, at du har skudt private penge ind i virksomheden. I et anpartsselskab (ApS) eller aktieselskab (A/S) forholder det sig helt anderledes.
Et selskab er en selvstændig juridisk enhed. Som ejer er du ansat i dit eget selskab. Når du betaler en udgift for selskabet med dine private penge, laver du et såkaldt udlæg efter regning. Selskabet skylder dig nu penge, og du kan få beløbet refunderet skattefrit, fordi udgiften udelukkende vedrører selskabets drift.
En privat udgift er derimod et køb, der ikke har noget med selskabets drift at gøre. Hvis selskabet betaler for dine private indkøb, er der tale om træk på selskabets midler. Dette udløser beskatning og er i mange tilfælde ulovligt. For at holde tingene adskilt er det altid en god idé at finde en erhvervsbank, der tilbyder firmakort til alle medarbejdere, så I minimerer behovet for private udlæg.
Skatteregler og risikoen for ulovlige anpartshaverlån
Når du bogfører et udlæg for selskab, opretter du typisk en mellemregningskonto. Denne konto viser, hvor meget selskabet skylder dig. Det er afgørende, at denne konto aldrig går i minus. Hvis kontoen går i minus, betyder det, at du skylder selskabet penge.
Ifølge Ligningslovens paragraf 16 E betragtes det som et ulovligt anpartshaverlån, hvis en ejer låner penge af sit eget selskab. Skattestyrelsen slår hårdt ned på dette. Beløbet vil blive beskattet som løn eller udbytte hos dig personligt, og selskabet får ikke fradrag for beløbet. Samtidig skal du betale pengene tilbage til selskabet, hvilket reelt betyder dobbeltbeskatning.
Dårlig dokumentation kan også føre til beskatning under reglerne om maskeret udbytte i Ligningslovens paragraf 16 A. I en nylig byretssag blev en hovedaktionær beskattet af 877.659 kroner som maskeret udbytte. Sagen handlede om overførsler til en privat bankkonto, som ejeren påstod var refusion af udlæg. Retten gav Skattestyrelsen medhold, fordi ejeren ikke kunne fremlægge gyldige bilag, der beviste, at udgifterne var afholdt på vegne af selskabet. Hvis du er i tvivl om selskabsreglerne, kan du med fordel kontakte en specialiseret advokat for at få gennemgået dine procedurer.
Krav til bilag og håndtering af blandede kvitteringer
For at et udlæg kan refunderes skattefrit, skal udgiften opfylde betingelserne i Statsskattelovens paragraf 6. Udgiften skal være en driftsomkostning, der er med til at sikre, vedligeholde eller skabe selskabets indkomst. Derudover kræver bogføringsloven, at der findes et gyldigt bilag for transaktionen.
Et gyldigt bilag skal indeholde udstedelsesdato, sælgers navn og CVR-nummer, en beskrivelse af varen eller ydelsen, det samlede beløb samt momsbeløbet. En udskrift fra din private netbank er ikke et gyldigt bilag. Du skal have den oprindelige kvittering eller faktura fra leverandøren.
Sådan håndterer du en kvittering med både private og erhvervsmæssige køb
Det sker ofte, at en medarbejder køber ind til kontoret i et supermarked og samtidig lægger et par private varer på båndet. Denne situation kræver manuel håndtering i bogføringen.
Fremgangsmåden er simpel. Du tager den fysiske eller digitale kvittering og streger de private varer ud. Derefter regner du det nye totalbeløb og det nye momsbeløb ud for de erhvervsmæssige varer. Det er kun dette reducerede beløb, der må bogføres i selskabet, og det er kun dette beløb, du må overføre til din private konto. Skriver du en note på bilaget om, hvilke varer der er trukket fra, gør du det nemmere for en revisor at godkende regnskabet senere.
Bogføring af udlæg: Debet og kredit i praksis
Uanset hvilket regnskabsprogram du bruger, bygger bogføring af udlæg på de samme grundlæggende principper for dobbelt bogholderi. Du skal registrere selve udgiften, momsen og det beløb, selskabet skylder dig.
Når du opretter posteringen, skal du debitere udgiftskontoen (for eksempel kontorartikler eller rejseudgifter). Hvis der er købsmoms på regningen, skal denne debiteres på momskontoen. Til sidst krediterer du mellemregningskontoen for ejeren eller medarbejderens udlægskonto. Når selskabet efterfølgende udbetaler pengene til din private bankkonto, debiterer du mellemregningskontoen og krediterer selskabets bankkonto. Dermed går mellemregningen i nul.
Eksempel 1: Hotelovernatning
Du betaler 1.250 kroner for et hotelværelse med dit private kort i forbindelse med et kundemøde. Hotelmoms er fuldt fradragsberettiget, men morgenmaden på regningen har kun kvart fradragsret. Du debiterer kontoen for rejseudgifter med beløbet eksklusiv moms, debiterer købsmomsen, og krediterer din mellemregningskonto med de fulde 1.250 kroner. Når selskabet overfører 1.250 kroner til dig, udlignes saldoen.
Eksempel 2: Softwareabonnement i udenlandsk valuta
Du køber adgang til et designprogram for 100 dollars. Her skal du omregne beløbet til danske kroner på købstidspunktet. Hvis din bank trækker 695 kroner på din private konto, er det præcis 695 kroner, du skal have refunderet. Du debiterer kontoen for software og krediterer mellemregningskontoen med 695 kroner. Husk at håndtere reglerne for reverse charge (omvendt betalingspligt), hvis du køber software i et andet EU-land eller tredjeland.
Eksempel 3: Materialekøb i byggemarked
Du køber træ og skruer til et kundeprojekt for 2.500 kroner inklusiv moms. Du debiterer kontoen for varekøb med 2.000 kroner, debiterer købsmoms med 500 kroner, og krediterer mellemregningskontoen med 2.500 kroner. Hvis du har brug for hjælp til at sætte kontoplanen korrekt op, kan du finde en dygtig bogholder i vores virksomhedskatalog, for eksempel Radius Regnskab.
Hvad gør du, hvis udlægskontoen går i minus?
Fejl sker. Måske har du overført 5.000 kroner til dig selv, men du kan kun finde bilag for 4.000 kroner. Nu står din mellemregningskonto i minus med 1.000 kroner, og du har teknisk set et ulovligt anpartshaverlån.
For at løse problemet skal du handle hurtigt. Først og fremmest skal du tilbagebetale de 1.000 kroner til selskabets erhvervskonto med det samme. Derefter skal selskabet beregne en lovpligtig rente af lånet fra den dag, pengene blev hævet, til den dag de blev betalt tilbage. Renten skal bogføres som en finansiel indtægt i selskabet, og du får ikke personligt fradrag for renteudgiften. Hvis lånet har eksisteret over et årsskifte, skal det indberettes til Skattestyrelsen. Det er altid bedst at lade en professionel revisor håndtere korrektionen, så du undgår yderligere sanktioner.
Valg af regnskabsprogram og automatisering
Mange danske virksomheder bruger Dinero til at håndtere udlæg. I en enkeltmandsvirksomhed bruger Dinero typisk konto 55000 til banken og konto 60120 til mellemregning, men i et ApS skal du bruge de specifikke konti for anpartshavere. Et andet populært valg er Simpelt Regnskab, som koster 139 kroner om måneden og henvender sig til mindre virksomheder.
Hvis din virksomhed har mange medarbejdere, kan det betale sig at bruge et dedikeret udgiftssystem som Corpay One. Her kan medarbejderne tage et billede af kvitteringen med deres telefon, hvorefter systemet automatisk aflæser beløbet og sender det til godkendelse hos ledelsen. Når udgiften er godkendt, overføres pengene automatisk til medarbejderens konto, og bilaget lander direkte i regnskabsprogrammet.
Find den rette rådgiver til dit selskab
At drive et selskab kræver de rigtige samarbejdspartnere. Hos Iværksættervejledning.dk samler vi Danmarks bedste B2B-leverandører og rådgivere på én platform. Uanset om du mangler en revisor til at rydde op i dine udlæg, en advokat til at udforme ansættelseskontrakter eller en forsikringsmægler til at dække selskabets risici, kan du finde dem her.
Driver du selv en B2B-virksomhed, kan du oprette en profil og blive synlig for tusindvis af danske iværksættere. En standardprofil koster normalt 199 kroner om året, men lige nu tilbyder vi en launch-rabat, så du får det første år for kun 19,90 kroner. Du kan nemt administrere dine services og kontaktoplysninger via min virksomhedsprofil.
Vi opfordrer også iværksættere til at deltage i netværk for at dele erfaringer om administration og drift. Du kan finde lokale grupper eller tilmelde et erhvervsnetværk direkte på portalen. Er du helt ny i gamet, kan du med fordel tjekke vores oversigt over arrangementer som Iværksætterbasis.
Ofte stillede spørgsmål om udlæg for selskab
Er refusion af udlæg skattepligtigt for medarbejderen?
Nej. Når et udlæg efter regning refunderes, er beløbet 100 procent skattefrit for ejeren eller medarbejderen. Betingelsen er, at udgiften udelukkende er afholdt i selskabets interesse, og at der foreligger et gyldigt bilag.
Må jeg bruge selskabets kort til private køb?
Nej. Du må aldrig bruge selskabets midler til at betale private udgifter. Gør du det, betragtes det som et ulovligt anpartshaverlån eller maskeret udbytte, hvilket udløser personlig beskatning og krav om tilbagebetaling med strafrente.
Kan jeg få kørselsgodtgørelse som et udlæg?
Kørselsgodtgørelse (skattefri befordringsgodtgørelse) håndteres anderledes end almindelige udlæg. Det udbetales via lønsystemet baseret på en kørebog, der dokumenterer dato, formål og antal kørte kilometer. Det bogføres ikke som et udlæg efter regning, men som en personaleomkostning.
Få faste rutiner for selskabets kvitteringer
Den bedste måde at undgå problemer med udlæg for selskab er at etablere faste rutiner fra starten. Sørg for at alle medarbejdere afleverer kvitteringer umiddelbart efter købet, og overfør aldrig penge fra firmakontoen til en privatkonto, før bilaget er godkendt og bogført. Ved at holde privatøkonomi og selskabsøkonomi skarpt adskilt, beskytter du både dig selv og selskabet mod unødige skattesager.