Kort svar: Digital Post er en driftskritisk indbakke. Den praktiske opgave er derfor ikke kun at få adgang, men at sikre roller, backup, faste kontrolrutiner og en klar proces for at reagere på frister og myndighedsbreve.
Det vigtigste at få styr på
- Rettighedsadministratorer kan give medarbejdere adgang til Digital Post og relevante rettigheder.
- Adgang bør være rollebaseret og dokumenteret.
- Virksomheden skal have en backup, så Digital Post ikke afhænger af én person.
- Post skal fordeles til en ansvarlig med frist – ikke bare markeres som læst.
- Adgang skal fjernes straks ved fratrædelse eller leverandørskifte.
Sådan arbejder du med det i praksis
Trin 1: Afklar administratoradgangen
Kontrollér hvem der kan administrere rettigheder. Hvis en medarbejder mangler administratorrolle, skal den tildeles gennem den relevante rettighedsløsning.
Trin 2: Fordel postadgang
Giv kun adgang til personer, der faktisk skal behandle virksomhedens post. Overvej særskilt adgang til ekstern bogholder eller rådgiver.
Trin 3: Lav backup
Mindst to relevante personer bør kunne sikre kontinuitet, hvis den primære ansvarlige er syg eller fraværende.
Trin 4: Indfør postrutine
Kontrollér indbakken på faste dage. Hvert brev med handling skal have ansvarlig, deadline og status i virksomhedens opgavestyring.
Trin 5: Kontrollér rettigheder
Gennemgå løbende, hvem der har adgang. Fjern gamle medarbejdere og rådgivere og dokumentér ændringerne.
Eksempel fra en mindre virksomhed
En mindre virksomhed lader økonomiansvarlig kontrollere Digital Post hver arbejdsdag, mens ejeren er backup. Breve med frist oprettes som opgaver med ansvarlig og dato. Den eksterne revisor har kun adgang, når det er nødvendigt for konkrete opgaver. Dermed bliver Digital Post en kontrolleret proces frem for en personlig indbakke.
Kontrolpunkter: virker processen?
- Er der en navngiven primær ansvarlig og backup?
- Bliver frister registreret uden for selve indbakken?
- Er alle aktive adgange stadig nødvendige?
- Kan virksomheden dokumentere, hvordan kritisk post håndteres ved ferie og sygdom?
Typiske fejl at undgå
- At kopiere en gammel tjekliste uden at kontrollere, om regler eller platforme er ændret.
- At placere ansvaret hos “virksomheden” i stedet for en navngiven person.
- At dokumentere beslutningen, men ikke følge op på om processen faktisk bliver gennemført.
- At blande hovedregel, undtagelser og praktisk anbefaling sammen.
Ofte stillede spørgsmål
Kan en medarbejder få adgang til Digital Post?
Ja. En rettighedsadministrator kan tildele relevante rettigheder til medarbejdere.
Kan en ekstern rådgiver få adgang?
Der findes muligheder for at give andre virksomheder eller personer adgang. Adgangen bør begrænses til det nødvendige og fjernes igen, når behovet ophører.
Hvor ofte bør vi kontrollere Digital Post?
Vælg en frekvens der sikrer, at myndighedsfrister ikke overses. For mange virksomheder er en fast daglig arbejdsrutine den sikreste løsning.
Relateret guide
Læs også hovedguiden: Digital Post for virksomheder: Opsætning, adgang og ansvar.
Kilder og videre læsning
Senest faktatjekket 16. september 2026. Artiklen er generel information. Ved væsentlige juridiske, skattemæssige eller økonomiske dispositioner bør du kontrollere den aktuelle primærkilde og om nødvendigt få konkret rådgivning.